안녕하세요, 디무브 입니다.🎈
코로나 팬데믹을 거치면서 온/오프라인을 겸한 하이브리드 근무가 늘어나고 예전처럼 대면 미팅을 하는 경우가 많이 줄었는데요.
이런 흐름에 맞춰 이번 포스트에서는 하이브리드 환경에서 모든 구성원이 효과적으로 회의를 참여하는 방법에 대해 공유해 드리려고 합니다.
아틀라시안의 Confluence, Trello는 미팅 스케줄부터 안건 선정, 회의록 검토, 작업 항목 공유까지 미팅 전반에 걸쳐 팀원들과 협업을 통해 회의 목적을 명확하게 달성할 수 있게 해줍니다.
그렇다면 어떻게 해야 더욱 효율적인 회의를 진행할 수 있는지 알아볼까요?
실제 우리가 사용하는 회의시간 중 50%만 효과적이라고 하면 믿을 수 있으신가요? 화상 회의의 경우 대면 미팅보다 점수가 더 낮은 것으로 나타났습니다.
심지어 효과적이지 않은 회의는 그 후에도 생산성을 저해할 수 있습니다. MIT Sloan Management Review의 최근 기사는 참가자가 비효율적인 회의 때문에 받은 스트레스를 회복하는 동안 작업 시간을 잃는 “meeting recovery syndrome”에 대해 설명했습니다.
직원 대부분은 회의 관리 기술에 대한 교육을 받은 적이 없습니다. 하지만 팀이 사무실에서 일하는지, 완전히 분산되어 있는지 혹은 온/오프라인을 겸한 근무 형태인지 상관없이 누구든 이를 잘 수행하는 방법을 배울 수 있습니다.
그럼, 효과적인 미팅은 무엇일까요?
효율적인 회의와 효과적인 회의를 구분하는 것은 중요합니다.
효율적인 회의는 적절한 시간 관리와 가능한 최소한의 인원으로 신속하게 명시된 목적을 달성합니다.
여기서 끝이라고 생각하시나요? 아닙니다.
효율성은 표면적인 품질입니다. 효율성은 명확한 이유와 그에 맞는 사람들이 모였는지 또는 회의가 어떤 가치를 창출했는지는 언급하지 않습니다.
효과적인 회의는 구체적인 목적을 가지고 사람들을 모아 개방적인 토론을 위한 포럼을 제공하고 의사 결정, 계획, 추구해야 할 좋은 아이디어, 앞으로 작업을 위해 공유된 이해를 전달합니다. 그뿐만 아니라, 결과는 작업에 영향을 미칠 수 있는 다른 사람들과 공유됩니다.
명확한 목적을 갖는 성공적인 회의란?
대부분의 사람들은 캘린더에서 회의를 줄이고 싶어 합니다. 대부분 회의가 협력하는 유일한 방법이라고 생각하지만, 이런 편향된 생각은 문제를 일으키고 회의에 대해 나쁜 이미지를 만들기도 합니다.
첫째, 회의가 필요한 상황인지 결정해야 합니다.
정보만 전달하는 회의라면 이메일, 채팅 및 Confluence와 같은 회사 내부 네트워크를 사용하는 것이 좋습니다. 하지만 부서 및 회사 전체 회의는 경영진 및 의사 결정자로부터 직접 의견을 들을 독특한 기회를 제공하기 때문에 예외입니다. 또한 Q&A 시간 (반드시 포함되어 있어야 하지만)이 포함되어 있다면, 당신의 의견도 공유할 수 있습니다.
또한, 팀 또는 프로젝트 회고, 브레인스토밍, 관리자와 직속 부하자 간의 일대일 회의같이 이메일이나 댓글 스레드보다 실시간으로 더 효과적인 토론이 필요한 경우도 회의를 소집하는 것이 더 효과적입니다.
가장 이상적인 회의의 목적은 협력해 결정하거나 무언가를 만드는 것입니다. 예를 들어, 프로젝트 계획, 고객 여정 매핑, 목표 설정, 문제 해결, A 혹은 B의 선택은 회의를 진행하는 것이 가장 효과적인 협력 방법일 것입니다. 아틀라시안의 Trello board, Miro board, Zoom의 가상 화이트보드 기능은 모든 참가자가 같은 공간에 있지 않아도 작업을 수행할 수 있게 해줍니다.
둘째, 독특한 아이디어를 줄 수 있는 참가자를 선택해야 합니다.
회의는 비용이 많이 들기 때문에 참가자를 선택할 때 신중해야 합니다. 대부분 목표를 달성하는 데 필요한 최소한의 사람만 초대하고 싶어 하지만 회의의 목적이 의사 결정이나 브레인스토밍인 경우 그들이 다양한 관점과 지식도 가져올 수 있게 해야 합니다. 안타깝지만, 창의력에 대한 잠재력과 비용 간 균형을 맞추는 공식은 없기 때문에, 여러분의 판단력을 사용해 결정할 수밖에 없습니다.
다음번 회의를 진행할 때 하버드 비즈니스 리뷰에서 제공하는 meeting cost calculator를 사용해보세요. 이것을 사용하면 참가자 명단에 대해 한 번 더 생각하게 될 겁니다!
셋째, 의제를 작성하고 공유하세요.
회의에서 무엇을 논의할지 알려주지 않은 채 초대하는 것보다 성가신 일은 없습니다. 그런 사람이 되지 마세요. 초대장에 의제를 포함하여 사람들이 왜 참석해야 하는지 판단할 수 있게 해야 회의에 참석하지 않는 못 하는 사람이 다른 사람에게 대신 참여하도록 제안할 수 있습니다.
회의 의제가 몇 개인지는 중요하지 않습니다! 요점은 원하는 결과를 말하는 의제가 있어야 한다는 것입니다. 예를 들면 “고객 이탈률을 연말까지 10% 감소시키는 10가지 방법에 대해 브레인스토밍 하기”와 같이 구체적인 실행 방법과 결과를 설명할 수 없는 회의를 하는 것은 시간 낭비일 수 있습니다.
마지막 5분간 Q&A나 후속 작업을 정리하고 그것에 대한 소유자를 지정하는 시간을 의제 항목을 포함하세요. 토론 시간을 줄이는 것보다 완료되지 않은 사항을 남겨 두는 것이 더 문제입니다.
효과적인 회의는 참가자의 참여를 유도합니다.
회의를 시작할 때, 모든 사람이 100% 참석하고 집중하고 있다는 기대치를 설정하고 회의를 시작하는 것이 좋습니다. 사전에 참가자 중 회의 참석보다 급한 일이 있어 멀티태스킹을 해야 한다면 그 일을 먼저 하러 가고 나중에, 미팅에서 무슨 일이 일어났는지를 공유받을 수 있다는 것을 알려주세요. 그러면 그들은 더 나은 결과물을 내고, 당신은 더 높은 참여도를 얻게 되어 Win-Win 할 수 있습니다.
참여율을 높이기 위한 시간을 선택하세요.
글로벌하게 분산된 회사와 원격 근무 시대에서는 시간에 대한 배려가 효과적인 회의 관리에 매우 중요합니다. 가능한 회의는 다른 사람의 점심시간, 밤에 가족들과 함께하는 시간에 예약하지 않도록 노력하세요. 어쩔 수 없는 경우, 적어도 불편을 겪을 사람들에게 사전에 양해를 구하세요. (회사 문화에 따라 엄격히 요구되지 않을 수도 있지만, 예의를 갖추는 것은 항상 중요합니다.)
공동 작업자들 간 회의 시간도 중요합니다. 창의적인 사고 능력은 수면 후 가장 높기 때문에 브레인스토밍 세션은 아침 일찍 예약하는 것을 추천하지만 문제 해결 능력은 조금 피곤한 상태에서 더 잘 풀리므로 낮에 해결하는 것이 최선입니다. 오후에 집중력이 흐트러지고 조금 느슨해졌을 때 더 많은 기회를 볼 수 있고 주어진 작업목록에 덜 방해 받을 수 있습니다.
참여를 독려하고 집중할 수 있게 유도하세요.
만약 당신이 대면으로 만나는 경우, 노트를 작성하지 않는 한 노트북을 닫고 전화는 테이블 위에 올려두지 마세요. 물론 “나는 집중하면서 이메일도 확인할 수 있어요!”라고 말하는 사람들이 있을 수 있지만 그것은 거짓말일 가능성이 높습니다. 또한, 노트북을 열어 놓으면 주변 사람들이 타이핑 소리에 방해받거나 노트북으로 SNS를 한다고 생각하며 훔쳐보는 사람이 있을 수도 있습니다.
만약 화상으로 만나는 경우, 사람들이 더 활발하게 참여할 수 있도록 카메라를 활성화하도록 요청하는 것이 좋습니다. 물론, 예외는 항상 존재합니다. 어떤 참가자는 아이를 돌보아야 하거나 시간대가 달라 불편함을 느낄 수도 있습니다. 혹은 동료들에게 자신의 개인적인 공간을 보여주는 것이 불편해 카메라를 끄고 싶을 수 있습니다.
Confluence의 meeting notes template를 사용하여 시간을 절약하고 읽기 쉽게 노트를 구조화하세요.
사무실에서도 원격 근무를 고려하세요.
일반적으로 사무실에서 근무하는 그룹이라 해도 구성원 중 일부가 아이를 돌보거나 갑작스러운 사정으로 원격으로 근무하게 될 수도 있습니다. 따라서 만약을 위해 화상회의 링크를 설정하는 것이 좋습니다.
원격 참가자가 있다면 전체 그룹이 자리에서 원격으로 참여하도록 요청하는 것도 모두가 동등한 출발선에 서 있게 하고 더 균형 잡힌 참여를 장려하는 방법 중 하나입니다.
효과적인 회의는 다양한 생각을 공유할 수 있는 안전한 공간을 제공합니다.
창의적인 아이디어를 찾거나 문제에 대한 해결책을 고민하거나 옵션을 탐색할 때 엉뚱함은 큰 도움이 됩니다. 브레인스토밍 연습을 의제로 올릴 필요는 없지만, 그룹에 반대 의견을 표현하거나 엉뚱한 제안하는 것을 편하게 느끼도록 만들어야 합니다.
그룹 내 신뢰를 구축하세요.
사람들은 보수적인 움직임에 반하는 것이 내 커리어에 영향을 미치지 않을 것이라는 확신이 필요합니다. 심리적 안전성이라 알려진 이것은 성과가 높은 팀의 주요 지표 중 하나입니다. 회의 주최자이자 집행자로서, 참가자들이 부담을 느끼지 않게 논란이 되는 주제나 독특한 아이디어는 먼저 제안하는 것은 매우 모범적인 행동입니다.
또한, 답을 안다고 생각할 때도 더 깊은 토론을 유도하는 질문을 함으로써 참가자와의 신뢰를 구축할 수 있습니다. “왜 우리는 그것이 사실이라고 생각하는가?”, “그것에 대해 더 확장할 수 있는가?”, “우리가 그것을 어떻게 측정할 수 있는가?” 와 같은 질문들은 집행자의 입장에서 겸손과 호기심을 보여주며, 참여자 그룹의 분위기를 결정합니다.
포용적이어야 합니다.
다양한 지식과 관점을 가진 그룹을 모았다면, 모든 사람이 한 가지 또는 각기 다른 방식으로 “독특한 사람”이 될 것입니다. 유일한 내성적인 사람, 유일한 금융 부서 출신, 지난주에 막 시작한 사람과 같이 말이죠. 이제 여러분의 일은 모든 사람이 느끼는 대로 자신의 다양성을 표출하게 하는 것입니다.
신입 사원에게 그들의 시각에서 사물이 어떻게 보이는지 물어보세요. 그룹이 아직 고려하지 않은 점을 물어봄으로써 토론이 끝날 무렵에는 내성적인 사람을 끌어낼 수 있게 됩니다. 유일한 금융 부서 출신 참여자에게 그 결정이 그들의 팀에 어떤 영향을 미칠지 공유하도록 격려하는 것도 방법입니다. 만약 한 명의 사용자가 미팅을 지배하기 시작할 경우, 화이트보드의 노트 캡처 작업을 수행하도록 요청하십시오. 이것은 그를 듣기 모드로 전환하고 나머지 그룹에게 그들의 관점에 대해 논의할 수 있는 더 나은 기회를 제공해줄 수 있습니다.
회의에 대면 참가자와 가상 참가자가 섞여 있는 경우, 균형을 이뤄 참여하도록 주의하십시오. 인식하지 못하는 사이에 대면 참여하는 그룹이 토론을 지배할 수 있습니다. 가상 참가자에게 미팅 내내 사전에 의견을 요청하여 적극적인 참여를 유도하고 그들의 전문 지식을 최대한 활용할 수 있도록 하세요.
효과적인 회의는 실질적이고 공유할 수 있는 결과물을 생산합니다.
회의 목적을 알고 목적을 달성하기 위한 안건을 작성했다면 이제 목적에 맞게 진행하면 됩니다! 주제에서 벗어나거나 기술적인 토론에 너무 깊이 빠지지 않도록 주의해야 합니다. (몇 분이 너무 긴지, 어느 정도 깊게 논의해야 하는지는 회의 진행자가 결정해야 합니다.)
회의 범위를 벗어난 아이디어, 주제, 질문을 캡처하기 위해 화이트보드, 공유된 Confluence 페이지 또는 Trello board에 "parking lot"을 만드세요. 그러나 이것들에 대한 후속 조처를 하지 않으면 그룹의 신뢰를 잃을 수 있습니다.
회의가 결정에 중점을 둔 경우, 팀원들이 “아마도”로 마무리하지 않도록 주의하십시오. 사람들이 회의실을 나간 후 즉시 작업 항목을 추진할 수 있도록 하세요. 합의에 도달하지 못할 수도 있지만 괜찮습니다. 효과적인 팀워크는 결정이 내려진 후에도 서로 신뢰하기로 합의하는 것을 의미합니다.
각 사람의 역할을 명확히 하기 위해 DACI 방법을 사용해보세요: 운전자, 승인자, 기여자 또는 정보 제공자.
회의에서는 액션 계획, 아이디어 모음, 고객 여정, 다음 단계 목록 등 어떤 결과물이든 생성될 가능성이 높습니다. 따라서 Atlassian 회의에서는 일반적으로 Confluence (우리가 만든 위키 플레이버드 인트라넷 도구)의 페이지로 모든 것을 캡처하고 초대 목록의 모든 사람과 다른 관련된 사람들과 공유합니다. 이는 이메일 및 Google 문서를 통해 공유해도 괜찮습니다.
필요 이상으로 많은 사람과 공유하는 것은 중요합니다. 주변 사람들이 정확히 무엇을 하고 있는지 또는 회의 결과가 그들의 작업과 어떻게 교차할지를 추적하기는 정말 어렵습니다. 광범위하게 공유함으로써 늦게 충돌을 발견할 가능성을 줄이고 보완 작업을 하는 팀과 함께 협력할 수도 있습니다.
효과적이지 않은 회의라면 변경하세요!
아직 읽고 계신다는 것은 훌륭한 회의를 진행하기 위해 전념하고 있다는 것을 의미합니다. 그런데 여러분만 회의가 생산적인지 여부를 판단하는 유일한 판단자가 아니었습니다.
참가자들과 경험을 논의하고 다음과 같은 질문으로 피드백을 요청하세요:
- 이 회의는 비즈니스에 가치 있는 결과를 도출했습니까?
- 올바른 사람들이 참여했습니까? 그렇지 않은 경우 미래에 누가 포함되거나 포함되지 않아야 합니까?
- 회의 목적과 안건이 명확했습니까?
- 토론에 기여하기가 쉬웠습니까?
- 정기적인 회의의 경우: 이 회의를 올바른 주기로 진행하고 있습니까? 그렇지 않은 경우 어떻게 조정해야 합니까?
회의가 일회성인 경우에도 이 피드백을 통해 다음 회의를 더 효율적으로 진행할 수 있습니다. 그리고 (좋아요: 언제든지) 일정이 과다하게 느껴지기 시작한다면 Atlassian Team Playbook 의 Ritual Reset 플레이를 실행하여 회의를 간소화하거나 완전히 없앨 수 있는지 확인해보세요.
자주 만나는 사람들과 지속적이고 개방적인 대화를 유지하기보다 지속적인 개선에 집중하세요!
전 세계의 많은 조직은 언제 어디에서나 일할 수 있고 높은 효율을 낼 수 있는 환경을 만들고자 노력하고 있는데요.
그러기 위해서 공간의 제약 없이 소통하고 협업할 수 있는 Confluence, Trello는 좋은 도구입니다!
아틀라시안의 협업툴로 개선된 환경에서 업무 효율을 높이고 싶으시다면 언제든지 디무브에게 문의해주세요.
감사합니다.