안녕하세요, 디무브 입니다! 🎈
이제는 개발, 기술 부서 뿐 아니라 세일즈, 마케팅, HR 부서까지 Jira, Confluence 등 아틀라시안 여러 솔루션을 사용해 업무 효율을 높이고 개선하고 있는데요.
이번 포스팅에서는 아틀라시안 IT팀이 Jira Service Management(JSM)를 통해 HR업무를 개선한 케이스를 공유해보려고 합니다.
JSM은 기술, 비즈니스 두 팀 모두 이점을 누릴 수 있지만, 특히 HR팀에서 활용하기 좋습니다.
Atlassian의 인사 기술 IT 팀은 HR 부서와 함께 속도와 가치를 창출할 수 있는 창의적인 방법을 찾기 위해 노력하고 있는데요. Atlassian IT 팀의 시니어 매니저인 폴 비아지오(Paul Biagio)는 Jira Service Management를 사용하여 인사 서비스를 개선하는 기획 및 개발 이니셔티브의 중심에 있습니다. 폴과 그의 팀은 새로운 직원의 워크플로우를 자동화하여 입사 절차를 개선하는 몇 가지 중요하고 창의적인 방법을 발견했습니다.
먼저, JSM은 각 팀과 Workday와 같은 HR 플랫폼 사이의 간극을 줄일 수 있게 해줍니다.
덕분에 우리는 한 곳에서 다양한 직원 및 HR팀 업무를 추적하고 지원할 수 있습니다. 또한, 우리는 End to End 성능을 측정할 수 있는 더 나은 데이터를 얻을 수 있습니다."
ㅡ 폴 비아지오 (Paul Biagio)
더 나은 온보딩 절차의 필요성
Atlassian에서는 특히 신입 입사자의 온보딩 절차를 개선하고자 합니다. 회사가 빠르게 성장하고 있는 경우 JSM을 활용해 온보딩 과정의 자동화와 효율성을 이룬다면 비용을 줄이는 것은 물론 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
- 인사 팀이 업무를 처리할 수 있는 여력 증가
- 간단하고 빠른 워크플로우로 시간과 비용 절약
- 워크플로우 측정 가능성을 추가해 감독 및 프로세스 개선
- 시스템을 사용하는 직원들에게 직관적이고 즐거운 경험 제공
Atlassian의 인력 성장은 COVID 봉쇄 조치가 전 세계적으로 시행 된 시점에 가속화 되었다는 점에서 더욱 독특합니다. 실제로 현재 재직 중인 직원의 약 40%가 펜대믹 시기에 일을 시작했으며, 원격 근무로 직원 대부분이 아틀라시안 실제 사무실 내부를 본 적이 없습니다. 현재 원격으로 근무하고 있는 직원들을 지원하고 이 같은 형태로 더 많은 인력을 채용할 수 있게 하게 하는데 있어 온보딩 절차 개선은 매우 중요합니다.
Jira Service Management를 선택한 이유
Jira Service Management를 선택한 이유는 많은 단계가 쉽게 자동화되고 간소화될 수 있기 때문입니다.
ITSM의 선두 주자인 Jira Service Management은 요청 관리, 문제 관리, 구성 관리 등의 기능을 제공합니다. 내장된 템플릿 및 API 덕분에 다른 플랫폼 및 소프트웨어 도구와 쉽게 통합할 수도 있습니다.
폴 비아지오는 “Jira Service Management는 인적 자원 정보 시스템(HRIS)을 흉내 내려고 하지 않기 때문에 업계를 선도하는 HRIS에서 데이터를 자동화하여 새로운 가치를 발휘 할 수 있다 이점이 있다.” 라고도 말했습니다.
Jira Service Management가 입사절차를 용이하게 만드는 방법
Workday는 우리의 HRIS로 인적 자원과 관련된 데이터를 위한 유일한 소스입니다. 우리는 HRIS에서 데이터를 Jira에 공급하면 정보를 사용해 결정 및 작업을 더 효율적으로 수행할 수 있다는 것을 알고 있었습니다.
따라서 Jira와 HRIS 사이의 연결고리를 만들기 위해 제3 자 자동화 플랫폼 인 Workato를 사용했습니다.
폴에 따르면 Workato는 Workday와 Jira를 묶어주는 접착제로 우리가 누군가를 고용하고 Workday에 추가하면 Workato 레시피를 통해 Jira Service Management에서 티켓을 자동으로 생성할 수 있습니다.
그 티켓이 만들어지면 Workday는 노트북 및 계정 제공, 액세서리 요청 및 방향 제공 등 인사 팀이 따르는 입사 절차의 요청 목록을 만들기 시작합니다. 이러한 작업 중 많은 작업은 HRIS에는 내장되어 있지 않지만, Jira Service Management과 Workato를 사용하여 이 과정을 자동화하면 단시간에 작업할 수 있습니다. 간단히 말해 Jira Service Management를 활용하면 온보딩 절차를 훨씬 빠르고 효율적으로 진행할 수 있습니다.
Workday와 Jira Service Management 사이를 Workato를 사용해 통합시키면 분할된 팀을 연결하고 작업을 오나료하는데 걸리는 시간 (+ 이로 인해 드는 전사적인 비용)을 줄일 수 있습니다. 프로세스를 자동화하면 입사 절차의 전 카탈로그를 중앙에서 추적하고 측정할 수 있습니다.
Atlassian의 인사 운영 책임자인 Andi Breslin은 “Jira Service Management 온보딩 작업이 온보딩 운영팀 대기열에 포함되도록 함으로써 인적 오류의 위험을 줄이고 수작업이 필요한 많은 업무를 줄일 수 있습니다.” 라고 말했는데요.
이처럼 온보딩 프로세스를 가속화 하는 것은 인재확보 팀과 신입 직원들에게 가치를 더하는 것 뿐만 아니라 온보딩 운영팀의 역량도 높여줍니다.”
Jira Service Management이 사례를 효율적으로 관리하는 방법
우리는 모든 필요한 작업에 대해 Jira Service Management 케이스를 로깅하고 프론트엔드 포털을 구축했습니다. 이러한 케이스는 지리적 위치에 따라 적절한 서비스 수준 계약 (SLA)이 있는 해당 지리적 영역의 올바른 인적 자원 부서 멤버에게 할당될 수 있습니다. 이 작업을 추적하는 것은 팀이 운영에 더 가까워지도록 지원하기 때문에 더욱 중요합니다.
우리가 배운 것과 다음 단계
Atlassian은 강력한 HRIS 도구를 사용하여 Jira Service Management을 더욱 개선했습니다. 그리고 Workato를 활용해 HRIS와 Jira를 통합 시키고 Jira Service Management의 내장된 템플릿 및 API 덕분에 구현을 간단하게 할 수 있도록 개선 시켰습니다.
아틀라시안은 앞으로는 JSM을 활용해 HR뿐 아니라 전사적으로 비즈니스-중요한 거래 간 전근, 해지, 주소 변경 등을 개선하기 위해 지속적으로 빌드 해나갈 계획입니다.
Atlassian ITSM 팀에게 Jira Service Management은 분리된 팀 간의 접점을 구축해 소통을 촉진하고 광범위한 비즈니스 플랫폼의 기능의 갭을 채우기 위한 능력 있는 도구입니다.
이러한 요소들은 지원자 추적 시스템, Lever와 함께 추가적인 비즈니스 가치를 발휘하는데 영향을 미쳤습니다.
Atlassian ITSM 팀에게 Jira Service Management은 분리된 팀 간, 광범위한 비즈니스 플랫폼의 기능 간 갭을 채울 수 있는 도구입니다. 이러한 요소들은 Lever, 지원자 추적 시스템과 함께 추가적인 비즈니스 가치를 발휘하기 위해 아주 중요합니다.
폴 비아지오가 “전 직원 라이프 사이클 - 채용에서 첫날까지, 성과 검토와 같은 연례적인 활동에서 실제로 마지막 날까지 -이 Jira Service Management에 의해 영향을 받을 것 같지 않습니다. 기회는 무한하고 가치가 있습니다.”라고 말한 만큼 여러분의 인사 팀이 입사 절차를 개선하고자 하는 경우 Jira Service Management는 황금의 티켓이 될 수 있을 것이라고 생각합니다.
JSM의 데모 등록이나 활용 방법이 궁금하시다면 디무브에 문의 남겨주세요!
감사합니다.